» ГЛАВНАЯ > К содержанию номера
» Все публикации автора
Журнал научных публикаций
«Наука через призму времени»
Январь, 2018 / Международный научный журнал
«Наука через призму времени» №1 (10) 2018
Автор: Хомик Елизавета Васильевна, Магистр
Рубрика: Технические науки
Название статьи: Преимущества внедрения электронного документооборота на предприятии с помощью конфигурации программы 1С:Предприятие
УДК 004.42
ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ С ПОМОЩЬЮ КОНФИГУРАЦИИ ПРОГРАММЫ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ»
Хомик Елизавета Васильевна
магистр
Московский Технический Университет Связи и Информатики, г. Москва
Аннотация. В данной статье представлены общая характеристика программы «1С: Предприятие», ее достоинства и недостатки; преимущества для внедрения электронного документооборота на предприятии, рассмотрен ряд аспектов управления данными через специальный язык программирования.
Ключевые слова: электронная система, автоматизация бизнес-процессов, электронный документооборот, внедрение прикладных решений, аппаратные средства.
Организация системы работы с документами на предприятии предполагает создание структуры документооборота предприятия, определение порядка хранения документов и их использования сотрудниками.
В целях рациональной и эффективной организации документооборота предприятия все документы распределяются по документопотокам, количество которых определяется потребностями предприятия.
Актуальность темы статьи обусловлена тем, что в сегодняшних рыночных реалиях эффективная деятельность любого коммерческого предприятия возможна лишь при выполнении условия автоматизации широкого спектра процессов предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятия позволяет сократить издержки, увеличить эффективность работы сотрудников, достичь возможностей, невозможных ранее при использовании традиционного бумажного документооборота. Эффект от проведения автоматизации процессов ощущается только в том случае, если автоматизируется вся работа предприятия, весь спектр решаемых задач.
Среди всего широкого спектра задач автоматизации бизнес-процессов любого предприятия особо остро встает задача автоматизации процесса документооборота предприятия и учета движущихся внутри него документов. Документооборот и движение документов является центральной, наиболее сложной и важной частью деятельности всего предприятия. Своевременное решение этой проблемы является важным и неоспоримым условием успешного решения всего спектра задач автоматизации бизнес-процессов предприятия.
Помимо решения прямых задач внедрение электронного документооборота нередко приводит к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения и переходу на новые технологические стандарты.
Важная тенденция заключается в возможности тесной интеграции электронных систем с другими информационными системами предприятия. Электронная система документооборота выступает связующим звеном между различными системами, функционирующими в компании.
Приняв решение о внедрении системы, совпадающее с организационными преобразованиями, очень важно верно выбрать платформу для автоматизации документооборота.
В моём представлении наиболее приемлемой является программа 1С: Предприятие (далее - 1С). Данное заключение основано на следующих ключевых преимуществах данной платформы.
Как известно, идеальный порядок в отчетности - отсутствие проблем с налоговой, клиентами, строгий материально-технический учет. Любой успешный предприниматель подтвердит, что порядок в документации является залогом эффективной и прибыльной деятельности предприятий.
Практическая польза программы и состоит в том, что она позволяет упростить работу именно вашей компании с учетом индивидуальных нюансов ведения бизнеса, построения системы закупок и продаж, отношений с клиентами.
В программе легко исправлять недочеты и возникающие ошибки. И это несомненное достоинство 1С, как для пользователей, так и для специалистов, обслуживающих систему.
Еще одним очевидным достоинством программы 1С является наличие информационно-технической системы и ежемесячных обновлений. Подписка на данный вид услуг платна, но этот факт нисколько не уменьшает ее значимости и необходимости для пользователей программы. А, наоборот, экономит время и деньги, которые порой тратятся на поиски нужной информации.
К недостаткам можно отнести платные услуги программистов, которые стоят немалых денег, но индивидуальный подход и полученный результат, наверняка оправдают вложенные средства. И, как правило, в доработках 1С испытывают потребность более крупные компании (в сегменте среднего и крупного бизнеса). А для процветания их бизнеса подобная статья расходов не является слишком значительной на фоне полученных преимуществ.
В сравнении сильных и слабых сторон 1С, не стоит все же отрицать очевидного факта - на сегодняшний день, используемая платформа, является неоспоримо востребованной среди пользователей, в том числе и потому, что система 1С предназначена для разработки различных задач учета движения документов (документооборота).
Принципиальным отличием системы 1С является возможность управления данными через метаданные и специальный язык программирования. Метаданные описывают объекты конкретной предметной области, а программные модули на специальном языке реализуют заданную функциональность этих объектов. Совокупность описания объектов и программных модулей и образует прикладные решения - так называемые конфигурации [1; 4].
1С является очень гибкой и настраиваемой системой разработки, с помощью которой можно создавать различные прикладные решения для широкого круга задач в области автоматизации деятельности предприятий, в частности автоматизации документооборота и делопроизводства.
Предпочтение для эффективной организации документооборота в пользу системы 1С отдаю в силу следующих причин, выгодно ее отличающих. В системе разработчики реализовали целый ряд важных преимуществ, позволяющих создавать прикладные решения, гораздо более эффективные, чем при помощи других систем [2, с. 43].
Выбор в пользу платформы 1С обусловлен следующими аспектами:
- Ведение библиотеки шаблонов основных документов, что сокращает время сотрудников на формирование и редактуру тех документов, которыми они пользуются, и упростит доступ к ним остальным сотрудникам.
- Структурированная единая база документов в различных форматах - помогает вести контроль над документацией, исключит дублирование документов, исключит долгие поиски информации по бумажным архивам.
- Ограничение прав доступа сотрудников к информации, что дает возможность обезопасить важную информацию.
- Отслеживание движения документа, что позволяет контролировать качество и оперативность работы ответственных за исполнение всех работ по документу.
- Параллельное согласование документов - позволяет сократить время движения документа и повысит оперативность работы сотрудников.
- Отчётность и аналитика - удобный и оперативный доступ к структурированной информационной базе позволяет вести аналитику и готовить отчётность для руководителей по различным срезам.
Многолетний опыт внедрения прикладных решений, разработанных на платформе 1С, показывает, что система позволяет решать задачи самой разной степени сложности - от автоматизации рабочего места одного сотрудника до создания информационных систем масштаба холдинга [3, с. 14].
Технологическая платформа 1С содержит разнообразные инструменты для связи с другими программными комплексами и аппаратными средствами: средства импорта и экспорта информации через файлы формата TXT, DBF и XML, сохранение печатных форм в форматах MS Excel и HTML, возможность экспорта данных в пакет MS Office [2, с. 36].
Итак, программное обеспечение, разработанное на платформе 1С, представляет собой систему прикладных решений построенных по одинаковым принципам и на единой технологической платформе.
Программные компоненты платформы 1С поставляются с типовыми прикладными решениями, реализующими наиболее общие схемы учета, которые приняты в большинстве организаций. В случае необходимости типовые решения могут быть адаптированы к любым особенностям организации. Прикладное решение может быть разработано и совсем с нуля, если особенности ведения учета в организации требуют этого. 1С позволяет осуществить доведение конкретного задания в электронном виде до подразделения и работников; возможность оперативного их доступа к информации, подлежащих к исполнению документов и поручений; возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе рассмотрения документов, исполнении поручений для принятия управленческих решений, поскольку это современная система с широким функционалом и гибкой настройкой под специфику практически любого предприятия.
Список литературы:
- Архитектура и работа с данными «1С: Предприятия 8.2». Серия «1С: Профессиональная разработка» // Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. - М.: 1С-Паблишинг. - 2011. - 268 с.
- Разработка управляемого интерфейса (+CD). Серия «1С: Профессиональная разработка» // Ажеронок В.А., Островерх А. В., Радченко М. Г., Хрусталева Е. Ю. - М.: 1С-Паблишинг. - 2015. - 740 с.
- Реализация прикладных задач в системе «1С: Предприятие 8» (+CD). Серия «1С: Профессиональная разработка» // Габец А.П., Козырев Д.В., Кухлевский Д.С., Хрусталева Е.Ю. - М.: 1С-Паблишинг. - 2014. - 830 с.
- 1С: Предприятие 8.1 Описание встроенного языка часть 1, - М., Фирма «1С». - 2003. - 255 с.
Комментарии:
